Betriebsprüfung durch die BG Bau: Was darf die Berufsgenossenschaft?

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BG Bau: wenn Ihr Betrieb von der Berufsgenossenschaft Bau geprüft wird, kann das leicht teure Folgen haben. Das beste Gegenmittel ist eine gute Vorbereitung der Betriebsprüfung.

Betriebsprüfung durch die Berufsgenossenschaft

Eine Betriebsprüfung durch die Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft (BG Bau) soll feststellen, ob der Betrieb die Vorschriften zum Arbeitsschutz einhält und die Beiträge zur Unfallversicherungen in voller Höhe abführt. Kontrolliert werden die Arbeitsbedingungen und die Arbeitsstätten, im Zentrum stehen Sicherheit und Gesundheitsschutzmaßnahmen. Auch die Lohnabrechnung und Dokumente der Buchhaltung können ins Visier geraten.

Die Berufsgenossenschaften sind zu regelmäßigen Betriebsprüfungen verpflichtet. Arbeitsunfälle, eingegangene Beschwerden oder betriebliche Veränderungen mit Auswirkung auf die Gefahrenklasse können ebenfalls eine Prüfung nach sich ziehen.

Betriebsprüfer der BG Bau: ihr Besuch kann teuer werden

Betriebsprüfungen sind mehr als eine Formalität. Sie können für den Betrieb in mehrfacher Hinsicht direkte finanzielle Folgen haben:

Unter anderem prüft die BG Bau, ob der Gefahrtarif stimmt und die Zuordnung der Mitarbeiter-Entgelte zu den Gefahrtarifstellen passt. Zusammen mit dem sogenannten Beitragsfuß und der Gesamtentgelthöhe bestimmt die Gefahrtarifklasse den Beitrag zur Unfallversicherung. Die Gefahrtarifstellen reichen bei der BG Bau von der Einstufung der Büros des Unternehmens (Gefahrklasse 0,47) über den Bauwerksbau (Gefahrklasse 12,58) bis hin zu den nicht gewerbsmäßigen Bauarbeiten (Gefahrklasse 30,58). Eine Neuzuordnung kann die Beitragshöhe deutlich verändern.
Außerdem kontrolliert die BG Bau, ob die Beiträge korrekt und in vollem Umfang abgeführt wurden. Beanstandungen oder Neuveranlagungen führen auch hier unmittelbar zu (meistens) höheren Kosten.
Die Berufsgenossenschaft gibt ihre Prüfungsergebnisse an die SOKA-Bau weiter, die Sozialkasse der Bauwirtschaft. Nimmt die BG Bau eine Zuordnung zu Gefahrtarifstellen baugewerblicher Tätigkeiten vor, wird die SOKA-Bau meist ebenfalls Beiträge fordern. Sie hat Anspruch auf Beitragszahlungen durch den Arbeitgeber, wenn der Betrieb überwiegend baugewerbliche Leistungen erbringt. Das ist keine Kleinigkeit: derzeit liegen die Beiträge zur SOKA-Bau in Westdeutschland bei 20,8 Prozent der Bruttolohnsumme. Sie können für bis zu 3 Jahre plus laufendem Jahr nachgefordert werden.

Aufgrund der möglichen Kosten ist das Ergebnis einer Betriebsprüfung für das geprüfte Unternehmen von großer Bedeutung. Es lohnt sich, dem Thema die angemessene Bedeutung einzuräumen.

Der Ablauf einer Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung der BG Bau lässt sich in fünf Phasen unterteilen:

Ankündigung der Prüfung: Die Berufsgenossenschaft muss die Betriebsprüfung schriftlich ankündigen. Dabei teilt sie dem Betrieb den Prüfungszeitraum und den Prüfungsrahmen mit.
Vorbereitung durch das Unternehmen: Eine umfassende Vorbereitung erhöht die Chancen auf eine reibungslose, effiziente Prüfung deutlich. Der Betrieb sollte unter anderem dafür sorgen, dass alle relevanten Unterlagen und Informationen zur Verfügung stehen. Im nächsten Abschnitt lesen Sie konkrete Tipps dazu.
Die eigentliche Vor-Ort-Prüfung: Der Prüfer besucht den Betrieb zur Überprüfung vor Ort. Nach einem Vorgespräch kommt es in der Regel zu Begehungen. Dabei nimmt er die konkreten Arbeitsbedingungen und Abläufe unter die Lupe. Außerdem sichtet er relevante Unterlagen und Dokumente. Anhand der Tätigkeiten und Betriebsabläufe wird die korrekte Veranlagung zum Gefahrtarif und die Zuordnung der Entgelte zu den Gefahrtarifstellen kontrolliert. Im Fokus steht außerdem die Einhaltung von Sicherheits- und Unfallverhütungsvorschriften.
Wenn ein Betriebsrat existiert, kann dieser verlangen, dass ein Mitglied an der Betriebsbegehung teilnimmt.
Die Berufsgenossenschaft beurteilt anhand umfangreicher Prüfkriterien, ob der Betrieb alle relevanten Anforderungen erfüllt und die Gefahrtarifstellen einschlägig sind. Zudem ermitteln Prüfer, ob der Betrieb bezogen auf die Arbeitszeit überwiegend baugewerbliche Tätigkeiten erbringt. Diese Feststellung ist in der Folge für eine mögliche Beitragspflicht zur SOKA-Bau erheblich.
Mitteilung des Prüfungsergebnisses: Nach Abschluss der Prüfung erhält der Betrieb einen schriftlichen Prüfbericht. Darin stehen festgestellte Mängel sowie Handlungsempfehlungen.
Nachbereitung: Der Betrieb soll die festgestellten Mängel beseitigen und die Handlungsempfehlungen umsetzen. Bei schweren Verstößen kann die Berufsgenossenschaft Sanktionen verhängen. Gegen ungerechtfertigte Feststellungen kann das Unternehmen Widerspruch einlegen.

Die BG Bau kommt? Das können Unternehmen im Vorfeld tun

Es gibt eine Reihe von Schritten, die Unternehmen zur optimalen Vorbereitung einer Betriebsprüfung durch die Berufsgenossenschaft tun können:

Unterlagen sammeln: Stellen Sie alle relevanten Unterlagen zusammen, die während der Betriebsprüfung benötigt werden. Dazu gehören zum Beispiel eine Aufstellung aller Mitarbeiter, deren Arbeitsverträge, Arbeits- und Betriebsanweisungen, Unfallanzeigen, Sicherheitsdokumentationen, Sicherheitsdatenblätter, Verbandbücher, Notfallpläne, Ausgangsrechnungen mit Leistungsverzeichnis oder Angebotsunterlagen, Werkverträge und natürlich Berufsgenossenschaftslisten beziehungsweise die Beitragsabrechnungen zur Unfallversicherung.
Arbeitsabläufe und Sicherheitsmaßnahmen dokumentieren: Verschaffen Sie sich eine Übersicht darüber, welche Tätigkeiten in welchem zeitlichen Umfang von ihren Mitarbeitern ausgeführt werden. Dokumentieren Sie die Arbeitsabläufe und sämtliche Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Mitarbeiter bis hin zum Standort von Feuerlöschern und Verbandskästen.
Schulungsnachweise bereithalten: Stellen Sie sicher, dass Sie Schulungsnachweise Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf Sicherheits- und Gesundheitsmaßnahmen vorlegen können.
Zuständige Personen benennen: Bestimmen Sie eine Person, die während der Betriebsprüfung als Ansprechpartner fungieren und die Prüfer unterstützen kann. Die Person sollte die betrieblichen Abläufe kennen. Falls es einen Betriebsarzt, einen Sicherheitsbeauftragten oder eine Fachkraft für Arbeitssicherheit gibt, sollten sie ebenfalls bei der Betriebsbegehung anwesend sein und in die Vorbereitung einbezogen werden.
Eigene Begehung durchführen: Führen Sie eine eigene Begehung des Betriebs durch, um mögliche Mängel oder Schwachstellen schon im Vorfeld zu identifizieren und zu beseitigen.
Kompetente Beratung sicherstellen: Wenn Sie im Zweifel sind, ob Ihr Betrieb den Anforderungen der Berufsgenossenschaft entspricht und die Beitragsmeldungen korrekt erfolgen, lohnt sich externe Beratung durch Fachleute. So können Sie mögliche Schwachstellen rechtzeitig aufdecken und beheben, Sie kennen die Situation und vermeiden unangenehme Überraschungen während der eigentlichen Prüfung.

Eine sorgfältige Vorbereitung der Betriebsprüfung durch die Berufsgenossenschaft ist der wichtigste Hebel, um auf ein positives Ergebnis hinzuwirken. Es ist wesentlich günstiger, Mängel und Verstöße im Vorfeld zu beseitigen, als auf einen negativen Prüfbericht zu reagieren.

Welche Fragen werden bei einer Betriebsprüfung gestellt?

Bei einer Betriebsprüfung durch die BG Bau sollten Sie als Unternehmer mit bestimmten Fragen zu verschiedenen Unternehmensbereichen rechnen. Prüfer fragen beispielsweise gerne nach folgenden Themen:

Arbeitszeitliche Tätigkeiten und deren Umfang: Diese Frage ist für die Beitragshöhe zur gesetzlichen Unfallversicherung entscheidend. Die BG Bau teilt das Ergebnis der SOKA-Bau mit. Diese wird daraufhin je nach Sachverhalt ebenfalls Beiträge einfordern.
Arbeitsschutzmaßnahmen: Prüfer wollen wissen, ob der Arbeitgeber die erforderlichen Maßnahmen zum Schutz der Arbeitnehmer ergriffen hat. Dazu gehören unter anderem ausreichende Schulungen für die Mitarbeiter. Außerdem müssen die notwendigen Arbeitsschutzmittel und Notfallpläne vorhanden sein.
Arbeitsverträge: Der Prüfer kann sich vergewissern, ob die Arbeitsverträge der Mitarbeiter vollständig sind und ob sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Unfallanzeigen: Teil des typischen Prüfungsumfangs sind Fragen zur ordnungsgemäßen Dokumentation von Unfällen und ihrer Meldung an die Berufsgenossenschaft.
Arbeitszeit: Für den Prüfer ist es von Interesse, ob die Arbeitszeiten der Mitarbeiter ordnungsgemäß erfasst werden und die gesetzlichen Arbeitszeitvorschriften eingehalten werden.
Lohnabrechnungen: Der Prüfer kann durch Stichproben und Fragen kontrollieren, ob die Lohnabrechnungen korrekt und vollständig sind und alle Vorgaben eingehalten wurden.
Fortbildungen: Prüfer interessieren sich dafür, ob die Mitarbeiter regelmäßig an Schulungen und Fortbildungen teilnehmen und ob diese Fortbildungen ordnungsgemäß dokumentiert werden.
Arbeitsplatzgestaltung: Im Verlauf einer Betriebsprüfung wird häufig gefragt, ob die Arbeitsplätze ergonomisch gestaltet sind, Gefährdungsbeurteilungen erstellt wurden und die Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung sowie der Technischen Regeln für Arbeitsstätten eingehalten werden.

Zur optimalen Vorbereitung gehört es, sich im Vorfeld mit möglichen Fragen zu befassen.

Mit einer guten Vorbereitung können Fragen des Prüfers richtig, präzise und in dem gebotenen Umfang beantwortet werden. Der Prüfer notiert sich alle beitragserhöhenden Angaben in seinen Akten. Versteht der Prüfer etwas falsch und es entstehen Missverständnisse, ist es schwer, diese nach der Prüfung auszuräumen. Ein Rechtsanwalt kann helfen, die optimale Reaktionsweise bei Betriebsprüfungen zu finden.

Die Rechte der Berufsgenossenschaft: was darf der Prüfer?

Die Berufsgenossenschaft hat bei einer Betriebsprüfung das Recht, das Unternehmen und dessen Arbeitsplätze zu betreten und alle relevanten Unterlagen und Informationen zu prüfen. Dazu gehören wie erwähnt unter anderem Arbeitsverträge, Unfallanzeigen, Betriebsanweisungen, Gefährdungsbeurteilungen und weitere beitrags- und sicherheitsrelevante Dokumente. Außerdem darf die BG Bau Zeugen befragen und sich vor Ort einen Überblick über die Arbeitsabläufe verschaffen.

Unbegrenzt sind die Befugnisse der Berufsgenossenschaft jedoch nicht. Auch die Prüfer der BG Bau müssen bestimmte Regeln beachten. Sie haben sich auszuweisen und dürfen sich nur zu den üblichen Geschäftszeiten im Betrieb aufhalten. Das Unternehmen hat einen Anspruch darauf, über den Prüfungszeitraum und den Prüfungsrahmen informiert zu werden. Länger als nötig darf sich die Prüfung nicht hinziehen. Zeichnen sich Konflikte ab, kann ein Rechtsanwalt dafür sorgen, dass die Regeln eingehalten und die Rechte des Unternehmens gewahrt werden.

Bei Betriebsprüfungen sind Konflikte mit der Berufsgenossenschaft keineswegs vorprogrammiert. Diese finden auch nicht willkürlich statt. Als Träger der Unfallversicherung sind die Berufsgenossenschaften verpflichtet, die Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften durch die Betriebe zu kontrollieren. Wenn Unternehmen schon im Vorfeld auf einen reibungslosen Ablauf hinarbeiten, können sie viel für ein Prüfungsergebnis ohne größere Beanstandungen und Probleme beitragen.

Fragen zur Betriebsprüfung durch die BG Bau? Unsere Kanzlei hat die Expertise

MEIDES Rechtsanwaltsgesellschaft besitzt umfassende Erfahrung mit Betriebsprüfungen durch die Berufsgenossenschaften. Wir unterstützen Ihr Unternehmen in allen Phasen des Prüfungsprozesses, von der Vorbereitung über die Vor-Ort-Prüfung bis zur Auswertung und Umsetzung des Prüfungsergebnisses. Auf Wunsch übernehmen wir die Kommunikation mit der Berufsgenossenschaft und anderen Parteien.

Als spezialisierte Fachanwälte helfen wir unseren Mandanten nicht nur, ihre Pflichten als Arbeitgeber zu erfüllen. Wir sorgen auch für strategische Beratung, die Potenziale zur Senkung von Beitragsbelastung und Kostenrisiken nutzt. Um mehr zu erfahren, genügt eine E-Mail an MEIDES Rechtsanwälte Frankfurt.